AIを使ったリード選別・営業業務の自動化
問い合わせの受付からHubSpotへの登録、AIによる選別案と文面案の作成、担当者による確認・承認までをつなげた営業業務の自動化です。重要な判断や顧客への送信は自動化せず、担当者が行う設計にしています。
業務上の課題
どんな問題があったか
問い合わせの受付後に、HubSpotへの登録、リードの確認、返信文面の作成をそれぞれ手作業で行うと、担当者の作業が増え、対応にも時間がかかります。一方で、リードの最終判断や顧客へ送る文面までAIに任せるのは適切ではありません。
作った仕組み
どう対応したか
入力確認、AIによる提案、担当者の判断を分けました。必要項目を満たした問い合わせだけをHubSpotへ登録し、AIが選別案と文面案を作成します。最終判断と文面の確認・編集は担当者が行い、顧客への送信も人が行う設計にしています。
処理の流れ
入力から完了までの流れ
各工程で何を受け取り、何を処理し、どこで人が判断するかを示します。
01・受付
問い合わせを受け付ける
Google Formsで業務に必要な情報と同意を受け取ります。Google Sheetsは、フォームから受け取ったデータをMakeへ連携するために使用します。
02・入力確認
入力内容を確認する
Makeが必須項目や入力形式を確認し、問題のない問い合わせだけを次の処理へ進めます。重複した問い合わせもここで判別します。
03・顧客管理
HubSpotへ登録する
HubSpotでContactとDealを作成し、AIの提案や担当者の判断・承認に必要な情報を管理します。
04・AI
選別案と文面案を作る
AIに渡す個人情報を必要最小限にし、要約、適合度、次の対応、確信度、編集可能な文面案を作成します。AIには外部ツールを直接操作する権限を与えていません。
05・担当者
内容を確認して承認する
担当者が最終判断を行い、顧客向けの文面を確認・編集します。
設計上の判断
この構成にした理由
AIは提案まで
AIにはHubSpotなどの外部ツールを直接操作する権限や、最終判断を行う権限を与えていません。AIの出力は、担当者が確認・判断するための材料として扱います。
同じ問い合わせを重複して処理しない
同じ問い合わせが再度処理された場合でも、HubSpotへ重複して登録されないように制御します。
処理結果が不明な場合は自動で再実行しない
外部サービスの処理結果を確認できない場合は、同じ処理を無条件に繰り返さず、人が確認できる状態で止める設計にしています。
技術ログに個人情報を残しすぎない
ログには処理状況や復旧に必要な情報だけを残し、問い合わせ本文や連絡先、認証情報などの不要な個人情報・機密情報は記録しない設計にしています。
検証内容
検証した内容
- テストデータを使い、入力確認を通った問い合わせからContact 1件とDeal 1件が作られることを確認しました。
- HubSpotの確認画面では、AIの提案と、担当者の最終判断・承認を別の項目として確認できます。
- 受付側の回帰テストでは、不正入力、プロンプトインジェクション、同じ問い合わせの再実行、個人情報を抑えたログを確認しました。
検証資料
実装した仕組みを画面と構成図で紹介します。
処理フロー：ルール、AI、担当者の役割
現行Lean MVPでは、ルールによる入力確認、HubSpotでの情報管理、AIによる提案、最終判断と顧客への送信を行う担当者の責任を分けています。
技術資料
Make S1：受付と選別
入力内容を確認し、処理対象となった問い合わせをHubSpotへ登録して、AIによる選別へ進めるシナリオです。AIには外部ツールを直接操作する権限を与えていません。
結果
検証結果
テストデータを使い、問い合わせの受付からHubSpotへの登録、AIによる選別案・文面案の作成、担当者による確認・承認までの一連の流れを検証しました。
制約・未検証事項
今回の検証範囲
- この事例はポートフォリオ用のデモであり、実運用に必要なプライバシー、データ保存期間、法務確認、継続運用などは検証対象に含めていません。
- 同じ問い合わせの再処理は防ぎますが、HubSpot側で処理結果が不明になった場合まで、重複登録を完全に防ぐことは保証していません。